Mùa mưa bão là thời điểm tiềm ẩn nhiều nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của tài liệu lưu trữ. Mưa lớn, ngập úng, độ ẩm không khí tăng cao, gió mạnh hoặc sự cố mất điện có thể làm tài liệu bị ẩm mốc, hư hỏng, thậm chí mất mát nếu không được bảo quản đúng cách.

 Tài liệu cần được kê cao tránh hiện tượng bị ngập nước, ướt ẩm. 

Để bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị cần chủ động triển khai các biện pháp phòng ngừa, cụ thể như:

• Kiểm tra tổng thể kho lưu trữ, mái nhà, cửa sổ, hệ thống thoát nước để kịp thời phát hiện và xử lý các điểm có nguy cơ dột, thấm nước.
• Thường xuyên theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho; duy trì môi trường bảo quản theo quy định, hạn chế tình trạng ẩm mốc phát sinh.
• Sắp xếp tài liệu trên giá, kệ đúng quy cách; không để tài liệu tiếp xúc trực tiếp với nền hoặc tường kho.
• Kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống điện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy và chuẩn bị đầy đủ các vật tư, phương tiện phục vụ công tác ứng phó khi có mưa bão.
• Xây dựng phương án di chuyển tài liệu đến khu vực an toàn đối với những kho lưu trữ có nguy cơ ngập úng hoặc ảnh hưởng bởi thiên tai.
• Tăng cường kiểm tra định kỳ trong và sau mưa bão để kịp thời phát hiện, xử lý tài liệu bị ẩm, ướt hoặc có dấu hiệu nấm mốc.

Sắp xếp gọn gàng, khoa học để dễ dàng cho việc tìm kiếm, tra cứu tài liệu

Đối với tài liệu đã được số hóa, cần thường xuyên sao lưu dữ liệu, kiểm tra hệ thống lưu trữ điện tử, bảo đảm an toàn thông tin và khả năng khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ góp phần gìn giữ giá trị lịch sử, pháp lý và khoa học của tài liệu mà còn bảo đảm nguồn thông tin phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu và khai thác của tổ chức, cá nhân.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng khuyến nghị các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chủ động thực hiện tốt các biện pháp phòng, chống thiên tai trong công tác lưu trữ, góp phần bảo vệ an toàn tài liệu – nguồn tài sản thông tin quý giá của quốc gia và địa phương.