Trong thời đại chuyển đổi số, công tác lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc bảo quản an toàn tài liệu giấy mà còn hướng tới xây dựng hệ thống dữ liệu số hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và nhu cầu khai thác thông tin của các tổ chức, cá nhân. Số hóa tài liệu lưu trữ chính là giải pháp quan trọng để bảo tồn giá trị tài liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu phát triển của chính quyền số. Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy, hồ sơ, bản đồ, ảnh và các loại hình tài liệu khác thành dữ liệu điện tử thông qua các thiết bị, phần mềm chuyên dụng. Sau khi được số hóa, tài liệu có thể được quản lý, tra cứu, khai thác trên môi trường mạng một cách nhanh chóng, thuận tiện và an toàn. Việc số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Số hóa tài liệu lưu trữ chính là giải pháp quan trọng để bảo tồn giá trị tài liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu phát triển của chính quyền số.

Trước hết, tài liệu gốc được bảo quản tốt hơn do giảm tần suất sử dụng trực tiếp, hạn chế nguy cơ hư hỏng, rách nát hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm và khai thác thông tin được thực hiện trong thời gian ngắn, giúp tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí. Dữ liệu số còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ, kết nối và khai thác thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và nhu cầu của Nhân dân. Đối với thành phố Hải Phòng, việc triển khai chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ tại 114 xã, phường, đặc khu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Đây là nhiệm vụ góp phần xây dựng kho dữ liệu dùng chung, bảo đảm tính liên thông, đồng bộ và hiện đại trong hoạt động quản lý hành chính. Đồng thời, số hóa tài liệu cũng là bước đi cần thiết để thực hiện hiệu quả chương trình chuyển đổi số quốc gia, xây dựng chính quyền số, kinh tế số và xã hội số.

Sau khi được số hóa, tài liệu có thể được quản lý, tra cứu, khai thác trên môi trường mạng một cách nhanh chóng, thuận tiện và an toàn.

Để công tác số hóa đạt hiệu quả cao, cần thực hiện đồng bộ các bước từ thu thập, chỉnh lý, phân loại hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, lập cơ sở dữ liệu, quét số hóa, kiểm tra chất lượng dữ liệu đến tổ chức lưu trữ và khai thác trên môi trường số. Quá trình thực hiện phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

Đội ngũ cán bộ Phòng Công nghệ thông tin - Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng đang tập trung cao độ trong công tác số hóa, quản lý và khai thác tài liệu.

Với phương châm “Lưu giữ ký ức – Bảo tồn di sản – Kết nối quá khứ – Kiến tạo tương lai”, công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ chuyên môn mà còn là trách nhiệm gìn giữ những giá trị lịch sử quý báu cho các thế hệ mai sau. Đây chính là nền tảng quan trọng để xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả, phục vụ ngày càng tốt hơn người dân và doanh nghiệp./

Đồng Văn Nguyên

Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Hải Phòng