Quyết định số 87/2025/QĐ-UBND ngày 07 tháng 8 năm 2025 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng trực thuộc Sở Nội vụ như sau:

       I. Vị trí và chức năng

       1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hải Phòng; có tư cách pháp nhân, có con đấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, số lượng người làm việc và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, thanh tra, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơcơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

       2. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng thực hiện các chức năng: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố; tổ chức thực hiện các hoạt động thu nộp, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố; cung cấp hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

       II. Nhiệm vụ và quyền hạn

      Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

     1. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố; tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật và các tài liệu khác được cấp thẩm quyền giao quản lý;

      2. Sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao hàng năm;

      3. Trực tiếp quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao:

      a) Quản lý, nâng cấp, cập nhật, vận hành, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số;

      b) Quản lý và vận hành Kho lưu trữ số (nếu có).

      4. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ số dự phòng thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao:

      a) Tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng;

      b) Bảo quản, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ dự phòng;

      c) Tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ dự phòng;

      d) Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định của pháp luật.

      5. Chỉnh lý, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu đối với các tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.

      6. Tu bổ, bồi nền, phục chế tài liệu lưu trữ đối với các tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.

      7. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; thẩm định mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp; thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu không đảm bảo quy định khi nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

      8. Tổ chức thực hiện kế hoạch sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu dài hạn, định kỳ hàng năm;

      9. Thực hiện việc thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với tài liệu lưu trữ lịch sử.

      10. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu; lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với các tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.

      11. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị đối với các tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật.

      12. Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ gồm: Giới thiệu, trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu trữ bằng ấn phẩm.

      13. Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật gồm: Tổ chức phục vụ độc giả tại phòng đọc; cấp bản sao và cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.

      14. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quản lý tài liệu lưu trữ.

      15. Báo cáo, đề xuất Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định Danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử; việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài; hủy tài liệu lưu trữ hết thời hạn và giải mật tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định.

      16. Tổ chức thực hiện đề án, dự án, chương trình, kế hoạch về nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.

      17. Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ và các hoạt động dịch vụ khác theo quy định của pháp luật: a) Bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc; b) Chỉnh lý, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ tài liệu; c) Các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.

      18. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.