Để việc vận chuyển và bảo quản khối lượng lớn tài liệu lưu trữ lịch sử đạt hiệu quả tốt nhất , Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng đã chủ động triển khai hàng loạt biện pháp đồng bộ và quyết liệt;  kiện toàn tổ chức; sắp xếp, nâng cấp cơ sở vật chất kho để đối phó với đặc thù khí hậu biển ven bờ của Hải Phòng (độ ẩm cao, dễ gây nấm mốc và hủy hoại giấy).

Xử lý, sắp xếp lại khối tài liệu lưu trữ khổng lồ

Kho lưu trữ là "ngôi nhà lâu dài" của tài liệu. Việc áp dụng các biện pháp khoa học - kỹ thuật để bảo quản tài liệu tại đây có ý nghĩa quyết định đến tuổi thọ của hồ sơ:

• Kéo dài tối đa tuổi thọ của tài liệu (Giá trị vật lý):

Kho lưu trữ chuyên dụng có các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và phòng chống côn trùng (mối, mọt, nấm mốc). Bảo quản tốt tại kho giúp tài liệu giấy không bị mủn nát, mục rỗng, giúp tài liệu điện tử (ổ cứng, băng đĩa) không bị hư hỏng dữ liệu theo thời gian.

• Giữ vững giá trị pháp lý và chứng cứ:

Nhiều tài liệu trong kho (như hồ sơ nhân sự, tài liệu tài chính, bản vẽ thiết kế, hồ sơ đất đai) là bằng chứng pháp lý gốc. Bảo quản nguyên vẹn các tài liệu này giúp tổ chức có căn cứ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình hoặc của công dân khi có tranh chấp, khiếu nại xảy ra.

• Phục vụ tối ưu cho công tác tra cứu và khai thác:

Một kho lưu trữ được bảo quản tốt luôn đi kèm với việc tổ chức khoa học. Khi tài liệu được giữ gìn nguyên vẹn, ngăn nắp, cơ quan có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin phục vụ cho việc quản lý, điều hành, hoặc phục vụ độc giả nghiên cứu lịch sử một cách nhanh chóng nhất.

Cán bộ lưu trữ thực hiện kỹ năng bốc xếp, quy trình xử lý tài liệu được vận chuyển

• Tiết kiệm tối đa chi phí cho tổ chức:

Chi phí để xây dựng và vận hành một hệ thống bảo quản kho đạt chuẩn luôn thấp hơn rất nhiều so với chi phí phải bỏ ra để phục chế, khôi phục hoặc gánh chịu hậu quả pháp lý do tài liệu bị hủy hoại, thất thoát.

Như vậy, đầu tư cho vận chuyển và bảo quản tài liệu lưu trữ hiệu quả không phải là một "khoản chi phí mất đi", mà là một khoản đầu tư dài hạn để bảo vệ tài sản thông tin, trí tuệ và bí mật chiến lược của toàn bộ tổ chức.