- Đề nghị các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường tăng cường tuyên truyền, phổ biến, quán triệt cho công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, tổ chức về việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa mưa bão. Chủ động theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa bão trên các phương tiện thông tin đại chúng để chủ động bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu, hạn chế tối đa thiệt hại do mưa bão gây ra.

   - Tổ chức bố trí lực lượng và xây dựng phương án bảo vệ các phòng, kho lưu trữ, di chuyển hoặc kê, đặt tài liệu, hồ sơ lên giá, kệ cao, không để gần cửa sổ hoặc nơi có khả năng bị thấm ướt, kiểm tra, giám sát, phòng ngừa, khắc phục, củng cố hệ thống cửa, hệ thống điện, hệ thống chống sét và tiếp địa an toàn, hệ thống thoát nước và cây xanh trong trụ sở cơ quan, tổ chức. Kịp thời báo cáo UBND thành phố (qua Sở Nội vụ) trong trường hợp hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát do mưa bão gây ra để có sự chỉ đạo và tìm các biện pháp khắc phục thiệt hại.