Nhằm đánh giá thực trạng việc thu nộp tài liệu lưu trữ số của các cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả việc thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ số của các cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử trong thời gian tới theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, sáng ngày 20/8/2024, tại Hà Nội, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo khoa học: “Giao nộp tài liệu số vào lưu trữ lịch sử - Thực trạng và giải pháp”.

Dự hội thảo có Cục trưởng Cục VTLTNN Đặng Thanh Tùng, Phó Cục trưởng Cục VTLTNN Nguyễn Thị Nga, Phó Cục trưởng Cục VTLTNN Trần Trung Kiên, công chức, viên chức đang công tác tại các đơn vị chức năng, sự nghiệp thuộc Cục, cùng trên 200 đại biểu đến từ các bộ, ngành, cơ quan Trung ương: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao, Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; 63 Sở Nội vụ/ Trung tâm Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Đại biểu, báo cáo viên tại Hà Nội và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố từ thành phố Đà Nẵng trở ra tham dự trực tiếp, Đại biểu tại Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuôc Trung ương từ tỉnh Quảng Nam trở vào tham gia trực tuyến); các cơ sở đào tạo về lưu trữ; các tổ chức và doanh nghiệp…

Qua 16 báo cáo tham luận của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đến từ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Lưu trữ một số Bộ, ngành Trung ương; Trung tâm Lưu trữ lịch sử một số địa phương; Công ty FIS -Tập đoàn FPT (trong đó có 05 báo cáo tham luận được trình bày tại Hội thảo), cùng các ý kiến trao đổi trong buổi thảo luận của Hội thảo đã góp phần khẳng định, làm rõ thêm các vấn đề sau:

- Các quy định pháp lý, hướng dẫn về thu nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử.

- Vấn đề khó khăn, vướng mắc triển khai thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ số tại các cơ quan,tổ chức thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử.

- Xây dựng các giải pháp tổng thể, giải pháp kỹ thuật như xác thực lâu dài tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ cơ quan, kỹ thuật đóng gói SIP để thu nộp tài liệu lưu trữ số.

Bên cạnh đó, các báo cáo tham luận và ý kiến phát biểu cũng tập trung đề xuất, kiến nghị trong việc thu nộp tài liệu lưu trữ số trong thời gian tới như sau:

1. Hoàn thiện hành lang pháp lý về lưu trữ tài liệu điện tử, trong đó cụ thể hóa các nội dung về tiêu chuẩn kỹ thuật của kho lưu trữ số; chuẩn hóa các tiêu chí cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để thực hiện công tác lưu trữ số. Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn về thu nộp tài liệu số vào lưu trữ lịch sử.

2. Lập hồ sơ điện tử theo đúng quy định và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống đối với tài liệu lưu trữ số.

3. Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử đảm bảo các tính năng của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ điện tử (tiếp nhận, bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ số).

4. Nâng cáo trình độ chuyên môn của viên chức nghiệp vụ lưu trữ thực hiện việc thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử, nghiệp vụ lưu trữ và các kỹ năng thao tác nghiệp vụ trên Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, Lưu trữ lịch sử đối với việc thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ số.

Hội thảo “Giao nộp tài liệu số vào lưu trữ lịch sử - Thực trạng và giải pháp” đạt được nhiều mục tiêu đã đặt ra. Kết quả của Hội thảo là những gợi ý quan trọng để cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, các lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp cần nghiên cứu, đưa ra các giải pháp tối ưu để thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ số đồng bộ, hiệu quả trong thời gian tới.

Một số hình ảnh về hội thảo: