Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Đặng Thanh Tùng đến dự và phát biểu tại Hội nghị. Phó Cục trưởng Nguyễn Thanh Bình, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Nguyễn Thị Chinh chủ trì Hội nghị.

Tham dự Hội nghị có khoảng 135 đại biểu là lãnh đạo, chuyên viên Sở Nội vụ, Sở Khoa học & Công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử 11 tỉnh, thành phố khu vực miền Trung và miền Nam gồm: Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Tây Ninh, Thành phố Cần Thơ, Vĩnh Long, Đồng Tháp, Cà Mau, An Giang, Quảng Trị, Nghệ An, Hà Tĩnh.

Phát biểu khai mạc Hội nghị, Thứ trưởng Bộ Nội vụ Cao Huy cho biết, Bộ Nội vụ, trực tiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã rất chủ động, kịp thời hướng dẫn các địa phương quản lý hồ sơ, tài liệu trước, trong và sau khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp tại Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 hướng dẫn nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ và rất nhiều văn bản khác hỗ trợ địa phương tháo gỡ khó khăn trong quá trình quản lý tài liệu lưu trữ.

Những văn bản này, cùng với sự nỗ lực của các địa phương đã góp phần bảo đảm an toàn, không hư hỏng, không thất thoát tài liệu lưu trữ và kịp thời phục vụ nhu cầu thông tin của người dân, doanh nghiệp trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Tuy nhiên, thực tiễn sinh động ở các địa phương cho thấy, vẫn còn nhiều vướng mắc khó khăn khi thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ giấy, số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ kịp thời hơn nữa quá trình vận hành chính quyền địa phương 2 cấp và nhu cầu thông tin của công dân. Do đó, Hội nghị là dịp để những người làm quản lý, công chức, viên chức làm lưu trữ cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và tìm ra các giải pháp đối với những vướng mắc trong thực tiễn, đặc biệt là trong thời gian đầu triển khai Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản quy định chi tiết Luật Lưu trữ trong bối cảnh vận hành chính quyền địa phương 2 cấp.

Tại Hội nghị, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các đại biểu địa phương đã nêu và giải đáp, đề xuất phương án những khó khăn, vướng mắc của công tác văn thư lưu trữ trong quá trình vận hành chính quyền địa phương 2 cấp như: khối lượng tài liệu lớn, phân tán; việc sáp nhập, tinh gọn bộ máy hành chính tạo ra tình trạng tài liệu bị tồn đọng, phân tán tại nhiều đơn vị, gây khó khăn trong việc thu thập, thống kê, sắp xếp và bảo quản; cơ sở hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ, nhiều tỉnh, đặc biệt ở cấp xã, vẫn thiếu hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số, khó kết nối dữ liệu liên thông; lựa chọn tài liệu lưu trữ số hóa; nhân sự chuyên môn ngành lưu trữ…

Bên cạnh đó, một trong những nhiệm vụ trọng tâm của ngành lưu trữ trong bối cảnh hiện nay là lưu trữ số theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số mà yếu tố đóng vai trò tiên quyết chính là Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số. Do vậy, trong khuôn khổ Hội nghị, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ chính thức chuyển giao công nghệ và hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số để các địa phương nghiên cứu, hiệu chỉnh, hoàn thiện các chức năng phù hợp với điều kiện thực tiễn tại địa phương và phối hợp với Tập đoàn FPT và Công ty FSI đã trao tặng phần mềm số hóa tài lưu lưu trữ có chuẩn đầu ra đáp ứng cấu trúc dữ liệu quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV cho 11 tỉnh, thành khu vực miền Trung và miền Nam nhằm chia sẻ những vướng mắc, khó khăn của địa phương trong bối cảnh chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ hiện nay.