Từ thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương và kết quả tổ chức hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ trong quá trình vận hành chính quyền địa phương hai cấp, bài viết đề xuất một số giải pháp và kiến nghị xử lý tài liệu tồn đọng khi vận hành chính quyền hai cấp.

     1. Bối cảnh chiến lược và thể chế

     1.1. Tầm nhìn chiến lược từ Nghị quyết số 57-NQ/TW và sự đổi mới của ngành lưu trữ

     Sự ra đời của Nghị quyết số 57-NQ/TW tạo ra một xung lực mạnh mẽ và một nhận thức mới cho toàn bộ hệ thống chính trị. Công tác lưu trữ được coi là một nhiệm vụ hành chính thuần túy, nay được nhận thức lại như một cấu phần quan trọng của hạ tầng số quốc gia.

     Dữ liệu lưu trữ, với giá trị lịch sử, pháp lý và thực tiễn, chính là một loại tài nguyên quý giá, một "tư liệu sản xuất chính" như Nghị quyết đã đề ra, do đó, việc ban hành Luật Lưu trữ năm 2024 không phải là một sự trùng hợp ngẫu nhiên mà là một bước đi có chủ đích nhằm thể chế hóa và cụ thể hóa trực tiếp tầm nhìn chiến lược đó. Mối quan hệ nhân - quả này cho thấy sự đồng bộ hiếm có từ cấp vĩ mô đến vi mô, tạo ra động lực mạnh mẽ cho việc giải quyết các thách thức tồn đọng của ngành lưu trữ.

     1.2. Hoàn thiện khung pháp lý đột phá

      Luật Lưu trữ năm 2024 đã hiện thực hóa tầm nhìn chiến lược của Đảng bằng cách đưa ra một khung pháp lý toàn diện, hiện đại, giải quyết các vấn đề tồn tại và mở ra các hướng đi mới cho công tác lưu trữ trong kỷ nguyên số. Một số điểm đột phá quan trọng của Luật bao gồm:

     - Giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số: Luật khẳng định "Tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử". Đây là một quy định then chốt, loại bỏ rào cản pháp lý lớn nhất, khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu hoàn toàn trên môi trường số.

     - Mở rộng Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: Luật bổ sung tài liệu lưu trữ tư vào thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, bao gồm tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng và các tổ chức phi nhà nước. Điều này cho thấy sự nhận thức đầy đủ về giá trị của dữ liệu phi chính phủ và phi tập trung trong kỷ nguyên số, tận dụng các nguồn thông tin đa dạng để xây dựng một bức tranh lịch sử và xã hội đầy đủ hơn.

     - Thúc đẩy xã hội hóa: Luật Lưu trữ năm 2024 đã cụ thể hóa chủ trương xã hội hóa công tác lưu trữ bằng cách quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ là một ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. Đồng thời, Luật đã đơn giản hóa điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, bỏ yêu cầu 5 năm kinh nghiệm làm việc và cho phép xét cấp chứng chỉ miễn kiểm tra nghiệp vụ đối với cá nhân có bằng cao đẳng trở lên ngành lưu trữ. Những thay đổi này tạo hành lang pháp lý thuận lợi để thu hút các doanh nghiệp và cá nhân có năng lực tham gia vào lĩnh vực lưu trữ, chia sẻ gánh nặng với khu vực công.

      - Rút ngắn thời hạn nộp lưu và các quy định chuyển tiếp: Luật quy định thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm (so với 10 năm trước đây), thể hiện sự quyết liệt trong việc thu nộp tài liệu vào hệ thống lưu trữ quốc gia. Đặc biệt, Điều 65 của Luật đưa ra các quy định chuyển tiếp chặt chẽ, tạo áp lực lớn cho các cấp, các ngành trong việc xử lý tài liệu tồn đọng.

     2. Thực trạng và thách thức trong xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng

     Mặc dù có khung pháp lý mới, việc giải quyết tài liệu tồn đọng sau các đợt sắp xếp, sáp nhập bộ máy là một thách thức lớn. Thực trạng cho thấy, tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đặc biệt là cấp xã, thường trong tình trạng "tích đống, tồn đọng" do thiếu nguồn lực, cơ sở vật chất và nhân sự chuyên môn. Các tài liệu này không chỉ gây khó khăn cho việc quản lý, tra cứu nội bộ mà còn tiềm ẩn nguy cơ mất mát, hư hỏng các thông tin quan trọng như: tài liệu đất đai, hộ tịch, và các dự án đầu tư. Rủi ro mất mát dữ liệu gốc này là một nguy cơ lớn đối với sự ổn định và minh bạch của nền hành chính.

     Luật Lưu trữ năm 2024 đã đặt ra một áp lực thời gian đáng kể thông qua các quy định chuyển tiếp tại Điều 65. Các quy định này, mặc dù cần thiết, nhưng đã tạo ra một thách thức kép về thời gian và nguồn lực. Việc giải quyết đồng thời các nhiệm vụ sau đây trong một khoảng thời gian giới hạn sẽ đòi hỏi một sự tập trung, chỉ đạo kiên quyết của các cấp:

     - Trong 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải hoàn thành chỉnh lý và nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã hình thành trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 vào lưu trữ lịch sử.

     - Trong 05 năm, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải hoàn thành việc chỉnh lý các tài liệu đã hình thành trước ngày Luật có hiệu lực nhưng chưa được xử lý.

     - Trong 10 năm, các lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu đang bảo quản nhưng chưa được xử lý.

     Thách thức từ các quy định chuyển tiếp nằm ở chỗ việc phải xử lý một khối lượng tài liệu khổng lồ trong một thời hạn tương đối ngắn, trong khi nguồn lực về con người, cơ sở vật chất và kinh phí còn hạn chế. Nếu không có những giải pháp mang tính đột phá, việc đáp ứng các mốc thời gian này sẽ rất khó khăn, tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ nói chung.

      3. Đề xuất một số giải pháp

      3.1. Chuyển đổi tư duy: Từ xử lý bị động sang quản lý chủ động toàn diện

      Việc giải quyết tài liệu tồn đọng không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ hành chính "dọn dẹp kho". Một giải pháp đột phá phải nhìn nhận vấn đề từ một góc độ chiến lược hoàn toàn khác. Thay vì chỉ tập trung vào việc chỉnh lý tài liệu giấy để cất giữ, mục tiêu cuối cùng phải là biến tài liệu tồn đọng thành một kho dữ liệu số khổng lồ, có giá trị pháp lý, có thể khai thác và phục vụ sự phát triển. Tài liệu tồn đọng được xem là "nguyên liệu đầu vào" cho một hệ thống thông tin số quốc gia, một triết lý phù hợp với định hướng của Nghị quyết số 57-NQ/TW về việc coi "dữ liệu là tư liệu sản xuất chính". Sự thay đổi tư duy này là nền tảng cho mọi giải pháp công nghệ và quản lý tiếp theo.

      3.2. Đột phá về phương thức nghiệp vụ: Áp dụng công nghệ và xã hội hóa

     Để xử lý hiệu quả tài liệu tồn đọng trong bối cảnh thách thức kép, cần áp dụng các phương thức mang tính cách mạng, kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ và cơ chế chính sách. Đó là:

     - Giải pháp 1: Số hóa toàn diện và tích hợp dữ liệu gốc

     Số hóa là con đường duy nhất để giải quyết khối lượng tài liệu khổng lồ trong thời gian ngắn và đảm bảo khả năng khai thác, phát huy giá trị trong dài hạn. Luật Lưu trữ năm 2024 đã công nhận giá trị pháp lý của tài liệu số hóa, tạo tiền đề vững chắc cho việc này. Cần xây dựng một kế hoạch số hóa tổng thể, ưu tiên tài liệu chuyên môn có giá trị cao, phục vụ trực tiếp cho người dân và doanh nghiệp như tài liệu đất đai và hộ tịch tại cấp xã. Việc số hóa phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dữ liệu lưu trữ số đã được quy định chi tiết trong các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

      - Giải pháp 2: Xã hội hóa và hợp tác công-tư (PPP) hiệu quả

     Nhà nước không thể tự mình giải quyết bài toán nguồn lực khổng lồ trong một thời gian ngắn. Việc huy động nguồn lực xã hội, đặc biệt là các doanh nghiệp lưu trữ tư nhân, là giải pháp cấp bách. Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo hành lang pháp lý thuận lợi cho điều này thông qua việc xác định dịch vụ lưu trữ là ngành nghề kinh doanh có điều kiện và đơn giản hóa thủ tục cấp chứng chỉ hành nghề. Có thể học hỏi kinh nghiệm thành công của các dự án lớn về dữ liệu dân cư và định danh (Đề án 06). Nhà nước sẽ đóng vai trò dẫn dắt, thiết lập tiêu chuẩn, cung cấp hạ tầng nền tảng, còn các doanh nghiệp tư nhân có năng lực sẽ thực hiện các dịch vụ chuyên môn như chỉnh lý, số hóa, tu bổ tài liệu.

      3.3. Đột phá về hạ tầng và quản lý dữ liệu

     - Xây dựng và vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số tập trung: Để đảm bảo tính liên thông, an toàn, bảo mật và khả năng khai thác dữ liệu trong dài hạn, cần thiết lập một hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số duy nhất và tập trung. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định chi tiết về "Kho lưu trữ số" và giao Bộ Nội vụ quản lý kho lưu trữ số nhà nước. Việc này cần được triển khai theo mô hình thống nhất từ trung ương đến địa phương.

     - Hoàn thiện chính sách về kinh phí và cơ chế đặc thù: Cần xây dựng cơ chế tài chính đặc thù, cho phép các địa phương được bố trí ngân sách để thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024. Kinh phí này phải được ưu tiên cho các hoạt động chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu và đầu tư hạ tầng công nghệ, tránh dàn trải.

     4. Lộ trình triển khai và kiến nghị

     4.1. Lộ trình triển khai

     Dựa trên các quy định chuyển tiếp của Luật Lưu trữ năm 2024 và thực tiễn hiện nay, có thể đề xuất một lộ trình triển khai ba giai đoạn:

     - Giai đoạn 1 (2025 - 2026): Xử lý cấp bách

     Các Bộ, ngành, địa phương cần khẩn trương xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Đề án tổng thể xử lý tài liệu tồn đọng. Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh hợp tác với các doanh nghiệp lưu trữ để huy động nguồn lực xã hội hóa cho các dự án chỉnh lý, số hóa.

      - Giai đoạn 2 (2026 - 2030): Tăng tốc và đồng bộ hóa

     Triển khai đồng loạt các dự án số hóa trên toàn quốc. Hoàn thiện và đưa vào vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số và các kho lưu trữ số địa phương. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhân lực lưu trữ chuyên sâu về công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu số, đáp ứng yêu cầu mới của ngành.

     - Giai đoạn 3 (sau 2030): Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

      Tích hợp sâu dữ liệu lưu trữ số vào các hệ thống quản lý nhà nước khác để phục vụ công tác điều hành, hoạch định chính sách. Tập trung phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua các hình thức trực tuyến (trưng bày, xuất bản số) và cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình dựa trên dữ liệu lưu trữ.

     4.2. Kiến nghị

     Để đảm bảo việc triển khai thành công các giải pháp đột phá, cần có sự chỉ đạo quyết liệt và đồng bộ từ cấp trung ương đến địa phương:

     - Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Quyết liệt chỉ đạo việc xây dựng và phê duyệt Đề án xử lý tài liệu tồn đọng, đặc biệt chú trọng tài liệu cấp xã, coi đây là một nhiệm vụ chính trị trọng tâm. Cần có cơ chế phân bổ ngân sách đặc thù và ưu tiên hợp tác với các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ tư nhân để đẩy nhanh tiến độ.

     - Đối với các cơ quan, tổ chức: Tăng cường vai trò của người đứng đầu trong chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, coi đây là một nhiệm vụ cốt lõi trong quá trình chuyển đổi số của cơ quan, đơn vị mình. Cán bộ, công chức, viên chức cần nâng cao nhận thức và năng lực số để chủ động lập hồ sơ, tài liệu điện tử ngay từ đầu.

     Việc giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng không chỉ là một nhiệm vụ hành chính đơn thuần mà là một yêu cầu chiến lược, một phần cốt lõi của tiến trình chuyển đổi số quốc gia. Với sự ra đời đồng bộ của Nghị quyết số 57-NQ/TW và Luật Lưu trữ năm 2024, Việt Nam đã có đầy đủ cơ sở chính trị và pháp lý để thực hiện một cuộc cách mạng trong công tác lưu trữ. Các giải pháp đột phá về số hóa toàn diện, xã hội hóa hoạt động lưu trữ và xây dựng hạ tầng dữ liệu số tập trung sẽ là chìa khóa để biến thách thức tài liệu tồn đọng thành cơ hội phát triển to lớn.

      Để hiện thực hóa những giải pháp này, cần có sự chỉ đạo thống nhất, quyết liệt từ Trung ương đến địa phương, sự đầu tư chiến lược và sự tham gia tích cực của toàn xã hội. Chỉ khi đó, công tác lưu trữ mới thực sự trở thành một trụ cột vững chắc cho nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả, góp phần xây dựng một nền kinh tế số và xã hội số vững mạnh trong kỷ nguyên mới./.

--------------------
Tài liệu tham khảo:

1. Luật Lưu trữ năm 2024.

2. Nghị quyết 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phát phát triển khoa  học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Triển khai Luật Lưu trữ trong bối cảnh vận hành chính quyền địa phương hai cấp - Một số nhiệm vụ và giải quyết cấp bách, https://luutru.gov.vn/tin-noi-bat/luat-luu-tru-nam-2024/trien-khai-luat-luu-tru-trong-boi-canh-van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-%E2%80%93-mot-so-nhiem-vu-va-giai-phap-cap-bach.htm
4. ThS. Lê Thị Thu Trang: Cần chú trọng công tác lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Học viẹn Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, https://lyluanchinhtri.vn/can-chu-trong-cong-tac-luu-tru-va-quan-ly-tai-lieu-co-so-du-lieu-tai-lieu-sau-sap-xep-to-chuc-bo-may-cua-he-thong-chinh-tri-6984.html
5. Đánh giá việc sắp xếp tổ chức bộ máy và vận hành chính quyền địa phương hai cấp, https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/danh-gia-viec-sap-xep-to-chuc-bo-may-va-van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-119250728163303353.htm.
7. https://luutru.gov.vn/cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-to-chuc-bo-may.htm

Phòng Nghiệp vụ tài liệu lưu trữ dự phòng (Trung tâm LTQG tài liệu điện tử và tài liệu dự phòng)