Hiện nay, tổng lượng tài liệu cấp thành phố sau khi dừng hoạt động theo đơn vị đo lường của ngành lưu trữ là rất lớn, bao gồm cả những tài liệu của các cơ quan khu vực, đơn vị dừng hoạt động, sáp nhập.

Đây là nguồn tư liệu phản ánh toàn diện quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của các cơ quan trong suốt nhiều thập kỷ. Khối lượng lớn, tình trạng tài liệu không đồng đều, phần lớn chưa được chỉnh lý - tất cả đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có phương án xử lý chuyên môn bài bản, khoa học, đúng quy định ngành lưu trữ.

Sau khi tiếp nhận, công việc tiếp theo là tiến hành chỉnh lý kỹ thuật. Cụ thể, chỉnh lý hồ sơ bao gồm phân loại, sắp xếp, lập mục lục hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bảo quản theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành lưu trữ. Công tác này giúp tài liệu có thể tra cứu nhanh chóng, sử dụng thuận tiện, phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Với khối lượng tài liệu đồ sộ, theo bà B.T. Hà, lưu trữ viên thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử: “Lượng tài liệu lớn như vậy, việc chỉnh lý theo đúng quy trình kỹ thuật với đội ngũ hiện có của Trung tâm  nhanh nhất cũng cần ít nhất 5 năm để hoàn thành”.

Đội ngũ nhân viên Trung tâm lưu trữ lịch sử Hải Phòng tích cực tham gia vào công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu

Song song với chỉnh lý, công tác số hóa tài liệu lưu trữ đang được Trung tâm triển khai theo lộ trình cụ thể, phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và nhân lực.

Số hóa tài liệu - giải pháp bảo quản và khai thác hiệu quả

Thực tế cho thấy, việc lưu trữ tài liệu giấy thuần túy tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ hư hỏng, thất lạc đến quá tải không gian. Do đó, song song với chỉnh lý, công tác số hóa được xác định là trọng tâm trong chiến lược hiện đại hóa lưu trữ.

Số hóa tài liệu giúp tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng, giải phóng không gian lưu trữ.

Hiệu quả của số hóa không chỉ thể hiện ở việc bảo vệ tài liệu gốc mà còn giúp truy xuất nhanh, tiết kiệm thời gian và không gian lưu trữ. Chỉ với vài thao tác trên phần mềm, người dùng có thể tra cứu văn bản từ hàng chục năm trước mà không cần lật từng xấp, từng trang giấy.

Trước khối lượng lớn tài liệu tiếp nhận và xử lý, Trung tâm Lưu trữ lịch sử xác định cần một lộ trình số hóa bài bản, có kế hoạch lâu dài. Ông Vũ Văn Hiến, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cho biết: “Chúng tôi xác định, để lưu trữ hồ sơ tốt nhất, việc kết hợp giữa lưu trữ truyền thống và ứng dụng công nghệ số là xu hướng tất yếu. Sau khi chỉnh lý, tài liệu sẽ được số hóa; thực hiện trước đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Tiếp đó là tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm, 50 năm...”.

Việc số hóa có quy trình kỹ càng, tỉ mỉ, nhưng phần việc chính là đưa tài liệu vào máy quét hoặc thiết bị chụp, sao chép dữ liệu, đẩy dữ liệu lên không gian số. Để số hóa được khối tài liệu hiện nay cần nhiều thời gian và nhân lực. “Trong thời gian tới, Trung tâm sẽ tiếp tục tham mưu với Sở Nội vụ trình UBND thành phố ban hành kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn toàn thành phố, hướng tới xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử thống nhất, phục vụ hiệu quả hơn nữa công tác quản lý, nghiên cứu và phát triển kinh tế - xã hội của thành phố” - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hải Phòng cho biết thêm.

Việc số hóa tài liệu sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí, tang cường bảo mật thông tin, thúc đẩy hợp tác và cải thiện quy trình làm việc.

Số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện của hệ thống chính quyền. Trong đó, mỗi mét tài liệu được chỉnh lý, mỗi trang hồ sơ được số hóa chính là một bước đi vững chắc hướng tới nền hành chính tiên tiến, phục vụ tốt hơn cho người dân và xã hội.