Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng
FTAs Hải Phòng
Thương mại điện tử Hải Phòng
Logistics Hải Phòng
Hành trình hồi sinh những trang tài liệu xưa cũ với quy trình số hóa.
Việc lưu trữ và số hóa các tài liệu xưa cũ có ý nghĩa rất quan trọng trên nhiều phương diện. Trước hết, nó giúp bảo tồn di sản. Các tài liệu cổ như sách, bản thảo, hình ảnh hay phim tư liệu thường dễ bị hư hỏng do thời gian, khí hậu hoặc tác động vật lý. Bên cạnh đó, số hóa giúp tăng khả năng tiếp cận. Thay vì phải đến trực tiếp thư viện hay kho lưu trữ, người dùng ở bất kỳ đâu cũng có thể truy cập tài liệu qua internet. Số hóa cũng góp phần bảo vệ bản gốc. Khi người dùng chủ yếu sử dụng bản số, tài liệu gốc sẽ ít bị tiếp xúc, từ đó giảm hao mòn và kéo dài tuổi thọ.
Dưới đây là quy trình số hóa tài liệu gốc cũ, thường được áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hải Phòng và các đơn vị lưu trữ chuyên nghiệp:
1. Khảo sát và đánh giá tài liệu
Mục đích: Đánh giá tình trạng vật lý (độ bền, rách, ố), nội dung, độ mật của tài liệu để lập phương án số hóa phù hợp.
Kết quả: Xác định số lượng, định dạng và các thiết bị/phần mềm cần thiết.
2. Chuẩn bị tài liệu
Phân loại: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ/hộp.
Xử lý sơ bộ: Gỡ bỏ kim kẹp, ghim bấm, làm phẳng, sửa chữa tài liệu rách (nếu cần).
Bàn giao: Kiểm đếm số lượng tờ, hộp và tình trạng tài liệu trước khi quét.
3. Quét ảnh tài liệu (Scanning)
Thông số: Quét tài liệu với độ phân giải phù hợp (thường là 300 dpi trở lên) để đảm bảo độ rõ nét.
Định dạng: Lưu trữ file ảnh ở định dạng tiêu chuẩn (TIFF hoặc PDF/A).
Kiểm tra: Kiểm tra lại để đảm bảo không bỏ sót trang, ảnh bị mờ hoặc ngược.
4. Xử lý ảnh tài liệu
Chỉnh sửa: Cắt biên, làm thẳng ảnh (deskew), xóa tạp âm (despeckle), tăng cường độ tương phản.
Đặt tên file: Đặt tên file theo quy ước, gắn liền với số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ.
5. Tạo lập dữ liệu đặc tả (Metadata)
Nhập thông tin: Tạo siêu dữ liệu (metadata) bao gồm tên hồ sơ, tiêu đề, ngày tháng, loại tài liệu...
Gắn kết: Liên kết file ảnh đã quét với dữ liệu đặc tả để phục vụ tìm kiếm.
6. Kiểm tra, nghiệm thu và lưu trữ
Kiểm tra: So sánh đối chiếu tài liệu số với tài liệu giấy gốc (đủ tờ, đúng nội dung).
Lưu trữ: Lưu file vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, ký số để xác thực.
Hoàn trả: Sắp xếp và trả lại tài liệu giấy vào kho bảo quản.
Lưu ý: Việc số hóa phải bảo đảm an toàn, không làm hỏng tài liệu gốc và tuân thủ quy định về bảo mật thông tin.
7. Khai thác và sử dụng
Cung cấp tra cứu trực tuyến Phục vụ nghiên cứu, trưng bày, giáo dục Chia sẻ rộng rãi đến cộng đồng
- Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Cấp bản sao tài liệu lưu trữ;
- Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Công bố tài liệu lưu trữ;
- Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ;
- Biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ;
- Lồng ghép trài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ sở giáo dục;
- Sưu tầm, nhận ký gửi tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức các hoạt động giao lưu, tọa đàm, hội nghị, hội thảo, sự kiện giáo dục, du lịch liên quan đến lưu trữ;
- Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, phát triển các ý tưởng sáng tạo, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Kết nối, chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan lưu trữ trong nước và nước ngoài;
- Thiết kế, sản xuất vật phẩm, quà tặng, đồ lưu niệm;
- Cung cấp hạ tầng kỹ thuật (kho lưu trữ vật lý) để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;
- Cung cấp hạ tầng kỹ thuật (kho lưu trữ điện tử) để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Cung cấp dịch vụ Chỉnh lý các loại hình tài liệu: tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu lưu trữ chuyên ngành, tài liệu khoa học kỹ thuật...
- Cung cấp dịch vụ Số hóa tài liệu, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu và chuyển giao công nghệ các phần mềm quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
- Cung cấp các thiết bị chuyên dụng trong công tác bảo quản tài liệu như: bìa hồ sơ, hộp cặp, giá bảo quản tài liệu…
- Thực hiện tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu;
- Thực hiện dịch vụ khảo sát, tra tìm, lập danh mục tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và địa phương;
- Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.